Al korrespondance, indlæg, processkrifter og bilag i sagerne skal sendes digitalt til Voldgiftsnævnet med digital kopi til øvrige parter. Voldgiftsnævnet kan i særlige tilfælde stille krav om eller tillade, at skriftligt materiale sendes i fysisk form.

Materiale anses for modtaget, når nævnet har modtaget det med email eller uploadet på VBA Portalen. Evt. frister regnes i forhold til datoen for modtagelse, dvs. senest kl. 23.59, og ikke i forhold til nævnets kontortid.

Processkrifter, skønstema og bilag skal være navngivet retvisende samt nummererede eller litrerede.

Klagers bilag skal være fortløbende nummereret (1, 2 etc.), mens indklagedes bilag skal være fortløbende litreret (A, B etc.). Hvis der er flere indklagede, betegnes den førstes bilag Indkl.1-A, Indkl.1-B etc. Hvis der er adciterede, betegnes adcitantens bilag Adc.-1, Adc.-2 etc. og adciteredes bilag Adc.-A, Adc.-B etc. Det skal angives, hvilke dele af bilagsmaterialet parten vil påberåbe sig.

Efter praksis stiller nævnet krav til format af skønstemaer, herunder at de indsendes i et dokument og ikke som f.eks. et led i en længere e-mail.

Digital indlevering via e-mail

Processkrifter og bilag, der indsendes elektronisk, skal sendes samlet i én e-mail, men som adskilte filer. Filer af større datamængde bedes ikke fremsendt på links, USB-stik e.l. Voldgiftsnævnet stiller krav om brug af VBA Portalen, hvis skriftvekslingen ikke hensigtsmæssigt kan foregå pr. e-mail.

Voldgiftsnævnet kan modtage følgende filformater, på e-mail, for tekster og tal: PDF (Adobe pdf-format), DOCX (nyere Word-format), DOC (ældre Word-format), TXT (format til ren tekst), XLSX (nyere Excel-format) og XLS (ældre Excel-format). For billedmateriale modtages formaterne JPG, PNG og TIFF. Materiale, der ikke kan indsendes i denne form, herunder tegninger, må fortsat indsendes med almindelig post.

Hvis det elektroniske materiale ikke opfylder ovennævnte formkrav, vil der blive anmodet om, at det enten rettes til, eller at materialet indsendes i papirform. Voldgiftsnævnet forbeholder sig ret til i særlige tilfælde at fastholde kravet om fremsendelse af skrifter og bilag i papirform.

Det understreges, at det fortsat er et krav, at bilagssamling eller ekstrakt modtages i papirformat forud for hovedforhandlingen.

Materiale, der skal sendes i krypteret form, kan sendes til sikkerpost@voldgift.dk.

Digital indlevering via VBA Portalen

Alt materiale til brug for en sag ved Voldgiftsnævnet, f.eks. klageskrift, svarskrift, bilag, skønstemaer, skal uploades elektronisk på sagen i VBA Portalen og placeres i mapper til de respektive dokumenttyper. Placeringen i mapper bestemmer, hvem som har adgang til det uploadede materiale, hvorfor det er vigtigt, at der sker en korrekt placering. Opmærksomheden henledes på, at skønstemaer skal uploades i mappen “Udkast til skønstemaer og bilag” og ikke i mappen “Endelige skønstemaer og erklæringer”.

Når der uploades nyt materiale i VBA Portalen, vil partsrepræsentanter modtage en notifikationsmail fra Portalen, og hvis der ikke er partsrepræsentanter, vil parterne selv modtage den. Voldgiftsnævnet vil fortsat ved e-mail anerkende modtagelsen og opfordre til bemærkninger eller videre skriftveksling og sætte frister mv. som vanligt.

Materiale anses for modtaget, når det er uploadet på VBA Portalen. Fristerne for modtagelsen af processkrifter regnes i forhold til datoen for modtagelsen, og der skal således ikke tages højder for nævnets kontortider. Eksempelvis vil det sige, at et processkrift, der uploades på VBA Portalen på dagen for fristens udløb kl. 23.59, anses for modtaget rettidigt.

VBA Portalen understøtter følgende formater:

Tekstfiler: PDF
Billedfiler: .bmp, .jpg, .png og .tiff
Video: .mp4, .mow, .avi, .mpg, .mkv, .wmv, .mov

Der kan uploades én eller flere filer på en gang, der ikke overskrider 500 MG individuelt eller samlet. Filer der er større end 500 MB må opdeles. Der kan ikke uploades mapper i VBA Portalen, men den mulighed er under udvikling.

Læs mere om VBA Portalen her.

Fysisk indlevering

Materiale, der ikke kan indleveres digitalt, herunder tegninger, må indsendes med almindelig post.

Parterne skal fire uger før hovedforhandlingen afgive bilagssamling eller ekstrakt i papirformat. Antallet svarer til antallet af voldgiftsdommere samt et eksemplar til sekretariatet. Dvs. to eksemplarer ved en enmandsret, fire eksemplarer ved en tremandsret og seks eksemplarer ved en femmandsret.

Materiale der indleveres efter ekstrakt/bilagssamling bedes også fremsendt i papirformat i samme antal som anført ovenfor.

Arkivering
Voldgiftsnævnet opbevarer ikke sager i fysisk form. Bilagssamlinger, ekstrakter eller andet materiale, der måtte være modtaget i fysisk form, makuleres i umiddelbar forlængelse af sagernes afslutning.

Der foreligger ikke en juridisk forpligtelse for Voldgiftsnævnet til at opbevare afsluttede sager en bestemt årrække. Voldgiftsnævnet er ikke forpligtet af de regler, der gælder for statens institutioner, da nævnet er en privat virksomhed.