Materiale i voldgiftssager

Processkrifter anses for modtaget, når nævnet har modtaget dem med email. Evt. frister regnes i forhold til datoen for modtagelse, dvs. senest kl. 23.59, og ikke i forhold til nævnets kontortid.

Efter de gældende regler skal klageskriftet og svarskrift (alle processkrifter) også indsendes i papirform  sammen med evt. bilag, jf. nedenfor.

Digital fremsendelse
For at lette papirhåndteringen har nævnet besluttet som et udgangspunkt og i en overgangsperiode, indtil der er foretaget regelændringer, at tillade fremsendelse af processkrifter og bilag alene i elektronisk form på e-mail eller en usb-stik mv. Nævnet stiller krav om, at alle parter er indforstået hermed, og modparten vil således kunne kræve modtagelse af skrifter og bilag i papirform, jf. Voldgiftsnævnets regler herom.

Processkrifter og bilag, der indsendes elektronisk, skal sendes samlet i én e-mail, men som adskilte filer. Medsendte bilag kan enten sendes i én samlet fil eller med én fil pr. bilag, hvilket anbefales ved et mindre antal bilag. Filer af større datamængde bedes fremsendt på USB-stik fremfor i flere mails.  Processkrifter og bilag skal være navngivet retvisende samt nummererede eller litrerede.

Voldgiftsnævnet kan modtage følgende filformater for tekster og tal: PDF (Adobe pdf-format), DOCX (nyere Word-format), DOC (ældre Word-format), TXT (format til ren tekst), XLSX (nyere Excel-format) og XLS (ældre Excel-format). For billedemateriale modtages formaterne JPG, PNG og TIFF. Videoer med større datamængde bedes fremsendt på usb-stik.

Materiale, der ikke kan indsendes i denne form, herunder tegninger, må fortsat indsendes med almindelig post.

Hvis det elektroniske materiale ikke opfylder ovennævnte formkrav, vil der blive anmodet om, at det enten rettes til, eller at materialet indsendes i papirform. Voldgiftsnævnet forbeholder sig  ret til i særlige tilfælde at fastholde kravet om fremsendelse af skrifter og bilag i papirform.

Det understreges, at det fortsat er et krav, at bilagssamling eller ekstrakt modtages i papirform forud for hovedforhandlingen, jf. nedenfor.

Fremsendelse med almindelig post 
Hvis de gældende regler ønskes fastholdt, skal processkrifter ved en enmandsret fremsendes i 2 fysiske eksemplarer, dvs. et eksemplar til voldgiftsdommeren og et eksemplar  til sekretariatet. Såfremt voldgiftsretten består af 3 medlemmer, skal processkrifter fremsendes i 4 eksemplarer. Såfremt voldgiftsretten består af 5 medlemmer, skal processkrifter fremsendes i 6  eksemplarer. Bilag skal i alle tilfælde fremsendes i 1 eksemplar.

Parterne skal 4 uger før hovedforhandlingen afgive bilagssamling eller ekstrakt. Antallet svarer til antallet af voldgiftsdommere samt et eksemplar til sekretariatet. Dvs. 2 eksemplarer ved en enmandsret, 4 eksemplarer ved en tremandsret og 6 eksemplarer ved en femmandsret.

Når sagen har været forhandlet, udfærdiges der protokol eller kendelse i sagen. Protokol eller kendelse fremsendes til sagens parter samt eventuelle procestilvarslede. Endvidere modtager voldgiftsretten og eventuelle skønsmænd i sagen et eksemplar.

Når der afsiges fuld kendelse i en sag med 3 eller fem dommere, vil parterne blive forespurgt, om kendelsen må offentliggøres i anonymiseret form i ”Kendelser om Fast Ejendom” (KfE)  og i ”Tidsskrift for Bolig- og Byggeret” (T:BB).

Materiale ved syn og skøn

Skønstemaer og eventuelle bilag skal fremsendes elektronisk til sekretariatet. Når parterne har opnået enighed om spørgsmålene, eller der er truffet afgørelse om, hvilke spørgsmål, der kan stilles, fremsender nævnet skønstemaerne og bilag til skønsmanden i sagen. Det er nævnets regler om syn og skøn, der finder anvendelse, og ikke retsplejelovens regler.

Alene hvis skønstemaet og bilag er meget omfattende, bedes de fremsendt i samme antal som de udmeldte skønsmænd i sagen og i et eksemplar til sekretariatets sagsmappe.

Parterne må gerne kontakte skønsmanden direkte vedrørende aftaler om dato, tidspunkt osv., men ønskes oplysninger eller bilag fremlagt i sagen, skal disse sendes via sekretariatet.

Efter afholdelse af skønsforretning udfærdiger skønsmanden skønserklæring/stadeopgørelse/ tillægserklæring. Erklæringer skal efter de gældende regler fremsendes til sekretariatet, men nævnet accepterer i praksis, at de sendes direkte fra skønsmanden til parterne.

Parterne kan ikke påregne at modtage erklæringen, før det opkrævede depot er indbetalt til sekretariatet. Dette kan være baggrunden for, at nogle skønsmænd vælger at sende erklæringen gennem sekretariatet.

Arkivering

Voldgiftsnævnet opbevarer afsluttede voldgiftssager i fysisk form i 5 år, hvorefter de makuleres, bortset fra afgørelsen. Bilag makuleres dog allerede ved sagens afslutning.

Voldgiftsnævnet opbevarer afsluttede sager om syn og skøn og sagkyndig beslutning i 3 år, hvorefter de makuleres.

Voldgiftsnævnet opbevarer ikke afsluttede sager, hvor nævnet anmodes om at stille en skønsmand i forslag under en sag ved de civile domstole, der makuleres kort tid efter afslutningen.

Langt de fleste dokumenter i nyere sager vil foreligge i elektronisk form, og det ventes, at ovennævnte opbevaringsperiode kan begrænses i den nærmeste fremtid.

Der foreligger ikke en juridisk forpligtelse for Voldgiftsnævnet til at opbevare afsluttede sager en bestemt årrække. Voldgiftsnævnet er ikke forpligtet af de regler, der gælder for statens institutioner, da nævnet er en privat virksomhed.