Processkrifter anses for modtaget, når nævnet har modtaget dem med email. Evt. frister regnes i forhold til datoen for modtagelse, dvs. senest kl. 23.59, og ikke i forhold til nævnets kontortid.
For at lette papirhåndteringen har nævnet besluttet som et udgangspunkt og i en overgangsperiode, indtil der er foretaget regelændringer, at tillade fremsendelse af processkrifter og bilag alene i elektronisk form på e-mail eller et usb-stik mv. Nævnet stiller krav om, at alle parter er indforstået hermed, og modparten vil således kunne kræve modtagelse af skrifter og bilag i papirform, jf. Voldgiftsnævnets regler herom.
Digital fremsendelse
Som et led i etableringen af portalen er der vedtaget retningslinjer for digital kommunikation og bilagshåndtering i VBA, jf. nedenfor og under fanebladet VBA Portalen.
(Afsnittet er under opdatering)
Fremsendelse med almindelig post
Hvis de gældende regler ønskes fastholdt, gælder følgende:
Ved en enmandsret fremsendes i 2 fysiske eksemplarer, dvs. et eksemplar til voldgiftsdommeren og et eksemplar til sekretariatet.
Når voldgiftsretten består af 3 medlemmer, skal processkrifter fremsendes i 4 eksemplarer.
Såfremt voldgiftsretten består af 5 medlemmer, skal processkrifter fremsendes i 6 eksemplarer.
Bilag skal i alle tilfælde fremsendes i 1 eksemplar.
Parterne skal 4 uger før hovedforhandlingen afgive bilagssamling eller ekstrakt. Antallet svarer til antallet af voldgiftsdommere samt et eksemplar til sekretariatet. Dvs. 2 eksemplarer ved en enmandsret, 4 eksemplarer ved en tremandsret og 6 eksemplarer ved en femmandsret.
Når sagen har været forhandlet, udfærdiges der protokol eller kendelse i sagen. Protokol eller kendelse fremsendes til sagens parter samt eventuelle procestilvarslede. Endvidere modtager voldgiftsretten og eventuelle skønsmænd i sagen et eksemplar.
Når der afsiges fuld kendelse i en sag med 3 eller fem dommere, vil parterne blive forespurgt, om kendelsen må offentliggøres i anonymiseret form i ”Kendelser om Fast Ejendom” (KfE) og i ”Tidsskrift for Bolig- og Byggeret” (T:BB).