Voldgiftsnævnet overholder til enhver tid gældende persondatalovgivning i Danmark.

Voldgiftsnævnets brugere har ret til at vide, hvilke oplysninger Voldgiftsnævnet har om dem, hvordan vi bruger dem, og hvornår de slettes.

Når Voldgiftsnævnet på baggrund af parternes aftale anmodes om at bistå vedr. tvistehåndtering, for eksempel syn og skøn eller voldgift, oprettes en sag i Voldgiftsnævnet, hvor parternes og disses advokaters navne og kontaktoplysninger registreres. I sagerne opbevares den korrespondance og de dokumenter, der af parterne fremsendes, sammen med evt. skønserklæringer, afgørelser og kendelse i sagen.

Medarbejdere i Voldgiftsnævnet har adgang til alle oplysninger i sagerne. Medarbejderne er pålagt tavshedspligt om sagerne, oplysningerne behandles fortroligt og videregives alene til parter/partsrepræsentanter i sagen og evt. mulige/udmeldte skønsmænd og voldgiftsdommere mv.

Voldgiftsnævnet har indgået databehandleraftaler med sine IT-leverandører mv., der sikrer, at IT-teknisk support, der har adgang til nævnets IT-system, overholder gældende regler. Voldgiftsnævnet har desuden sikkerhedsforanstaltninger i forhold til sikker opbevaring af data.

For skønsmænd og sagkyndige mv.

I forhold til de skønsmænd, voldgiftsdommere, sagkyndige, mæglere og mediatorer m.v., som anvendes i forbindelse med Voldgiftsnævnets arbejde, opbevarer nævnet oplysninger om de pågældende i nævnets IT-system, og visse oplysninger videregives, som fx CV, oplysninger om faglighed og kontaktoplysninger i de konkrete sager. Der er typisk kun tale om oplysninger, de pågældende selv har givet nævnet i form af kontaktoplysninger, CV, bankoplysninger og evt. CPR-nr. Bankoplysninger og CPR-nr. anvendes alene i forbindelse med afregning og indberetning til Skat og andre myndigheder i medfør af lovgivning.

Voldgiftsnævnet sletter automatisk sådanne oplysninger, når de pågældende ikke længere er tilknyttet Voldgiftsnævnet, og de kan til enhver tid anmode os om at slette dem. Dog kan der i visse tilfælde være behov for at gemme nogle oplysninger, fx i forhold til honorar, ligesom navne og kontaktoplysninger fortsat vil være tilknyttet sagerne og indgår i evt. afgørelser, herunder kendelser.

Arkivering og sletning af sager

Der foreligger ikke en juridisk forpligtelse for Voldgiftsnævnet til at opbevare afsluttede sager en bestemt årrække eller at slette sagerne efter en bestemt årrække. Hvis oplysninger opbevares, skal det dog naturligvis være velbegrundet.

Voldgiftsnævnet er ikke forpligtet af de regler, der gælder for statens institutioner, da nævnet er en privat institution.

Opbevaringsperioder

Voldgiftsnævnet opbevarer alene sagerne i elektronisk form. Fysisk materiale makuleres i umiddelbar forlængelse af sagernes afslutning.

Opbevaringsperioden afhænger af sagstypen. Voldgiftsnævnet opbevarer sager om syn og skøn (A-sager) og voldgiftssager (C- eller R-sager) i 20 år efter sagens afslutning. Sager om sagkyndig beslutning (G-sager), hurtig afgørelse (O-sager), sager om mediation eller mægling (P- og Q-sager) og uformel bedømmelse (H-sager) opbevares i 10 år. Sager hvor Voldgiftsnævnet stiller en skønsmand i forslag (B-sager) opbevares i 5 år.

Der er ved opbevaringsperioden bl.a. lagt vægt på, at den findes nødvendig for at sikre en høj kvalitet i vores sagsbehandling og for kunne fremfinde tidligere sager og praksis, herunder for at  undgå inhabilitet og interessekonflikt i øvrige sager.